INFORMATION ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

Společnost TOP Visa Consulting, tj. Hana Vanerová, se sídlem Karpatská 858/3, Vršovice, 100 00 Praha 10, Česká republika (dále také „my“), považuje odpovědné zpracování a ochranu shromážděných osobních údajů za velmi důležité pro budování důvěry s našimi zákazníky. V tomto dokumentu proto popisujeme, jaké osobní údaje zpracováváme, proč tak činíme, komu vaše údaje předáváme, jaká máte vůči nám práva a jak je můžete uplatnit.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. V případě jakýchkoli dotazů se na nás můžete kdykoli obrátit prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

OBSAH

Naším cílem je zajistit maximální transparentnost při zpracování vašich osobních údajů. Tento dokument jsme rozdělili do následujících částí:

náš závazek k ochraně údajů (část B);
zpracovávané osobní údaje, včetně příkladů zpracovávaných údajů (část C);
účely zpracování osobních údajů, jakož i právní základy a doby zpracování (část D);
sdílení osobních údajů (část E);
Vaše práva při zpracování údajů a jejich uplatnění (část F);
možnost podat stížnost (část G).
změny tohoto dokumentu (část H).

Informace o používání souborů cookie a podobných technologií jsou uvedeny v samostatných Zásadách používání souborů cookie (EU). Kdykoli na našich webových stránkách odkazujeme na zpracování, odkazujeme také na zpracování v našich dalších online prezentacích.

NÁŠ ZÁVAZEK K OCHRANĚ ÚDAJŮ

Dbáme na bezpečnost zpracovávaných údajů. Abychom zabránili neoprávněnému přístupu k údajům nebo jejich vyzrazení, zajistili přesnost údajů a jejich řádné zpracování, přijali jsme řadu technických a organizačních opatření k zajištění ochrany shromažďovaných údajů. Zajišťujeme také, aby byly údaje při přenosu a ukládání dat šifrovány.

ZPRACOVÁVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE

Zpracováváme zejména údaje, které jste nám sami poskytli nebo které jsme získali z vašeho používání webových stránek, našich služeb, komunikace s námi atd., jakož i údaje z těchto údajů odvozené.

Z důvodu přehlednosti jsme námi zpracovávané údaje rozdělili do několika kategorií, na které v tomto dokumentu odkazujeme:

Identifikační údaje, jako je jméno, příjmení a fotografie. Tyto údaje jsou nezbytné pro řádné poskytování našich služeb a pro to, abychom vás mohli kontaktovat vaším jménem.
Kontaktní údaje, jako je adresa, telefonní číslo, poštovní adresa a e-mailová adresa. Tyto údaje jsou potřebné pro komunikaci s vámi a pro poskytování našich služeb.
Údaje k žádosti, jako jsou informace a kopie úředních dokladů (cestovní pas, občanský průkaz, výpis z rejstříku trestů), doklady o pobytu (nájemní smlouva, souhlas pronajímatele, formulář potvrzení o ubytování, doklad o bydlišti), doklady o příjmech a majetku (list vlastnictví, živnostenský list, účty za komunální služby, údaje o příjmech a výdajích, doklad o finančních prostředcích, , doklad o měsíčním příjmu), doklady o zaměstnání a živnosti (pracovní smlouva, číslo volného pracovního místa), doklady o kvalifikaci (řidičský průkaz, výuční list, osvědčení o znalosti českého jazyka), pojištění, doklad o zdravotním stavu doklad o rodinném stavu, oddací list. Tyto doklady státní orgány obvykle potřebují k úspěšnému vyřízení žádosti.
Údaje o nákupu, jako je číslo objednávky, způsob platby, faktury a objednávky.
údaje o komunikaci, tj. informace o komunikaci s vámi, jako jsou e-maily, chaty atd.
Údaje o používání stránek, tj. informace o vašem používání našich stránek a vašem chování na stránkách, jako jsou IP adresy a protokoly HTTP o používání stránek získané prostřednictvím vašeho zařízení používaného k přístupu na stránky.
Údaje o souborech cookie, tj. údaje získané ze souborů cookie a podobných technologií, které používáme. Více informací o jejich používání naleznete v našich Zásadách používání souborů cookie.
Údaje o poskytování služeb, tj. informace o poskytování našich služeb, jako jsou objednané služby, datum poskytnutí služeb, rozsah našich činností, výsledek poskytování služeb, informace od státních orgánů atd.

Některé z těchto informací se mohou týkat i třetích stran, typicky vašich příbuzných, manželů, zaměstnavatelů, pronajímatelů atd. Tyto osoby jste povinni informovat o zpracování jejich údajů podle tohoto dokumentu.

ÚČELY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zpracováváme jako správce údajů pro účely zpracování uvedené níže, na základě zde uvedených právních základů, po omezenou dobu a pouze v rozsahu zde popsaném.

V první části tohoto oddílu popisujeme zpracování vašich údajů související s poskytováním našich služeb. V druhé části dále popisujeme zpracování související s používáním našich webových stránek.

Zpracování související s poskytováním služeb

Průběžná podpora pro pobyt a práci v Česku

Osobní údaje zpracováváme především proto, abychom vás podpořili při pobytu a práci v České republice, zejména když si objednáte naše služby, kontaktujete nás pro další informace, komunikujete s námi během využívání služeb nebo nám poskytnete požadované informace a dokumenty. V rámci toho vám také můžeme zasílat zprávy o uzavření a plnění smlouvy, o možných nebo doporučených krocích, které je třeba učinit (např. podání žádosti o trvalý pobyt, prodloužení oprávnění apod.), upomínky o zaplacení a další.

Za tímto účelem zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o žádosti (související s konkrétní požadovanou službou), údaje o nákupu, údaje o komunikaci, údaje o používání stránek a údaje o poskytování služeb.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi vámi a námi a potřeba učinit kroky na vaši žádost před uzavřením smlouvy nebo, pokud nejste přímo smluvní stranou (pokud jste například třetí osobou, jejíž údaje jsou zpracovávány), náš oprávněný zájem na plnění jakékoli smlouvy uzavřené s naším zákazníkem.

V případě, že zpracováváme údaje z vašeho cestovního pasu, občanského průkazu nebo výpisu z rejstříku trestů, získáme od vás, případně od vlastníka dokladů, souhlas se zpracováním těchto údajů a pořízením kopie těchto dokladů. Nejste povinni nám tento souhlas udělit, ale bez něj vám nemůžeme poskytnout naše služby.

Údaje zpracováváme do uplynutí 5 let od ukončení poskytování naší poslední služby.

Poskytnutí virtuální obchodní adresy

Dále zpracováváme osobní údaje, abychom vám mohli poskytnout virtuální adresu pro sídlo vaší firmy. V rámci toho vám také můžeme zasílat zprávy o uzavření a plnění smlouvy, o možných nebo doporučených krocích, které je třeba učinit, upomínky k platbě a další.

Za tímto účelem zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o žádosti (související s poskytnutím virtuální adresy sídla firmy), údaje o nákupu, údaje o používání stránek, údaje o poskytování služeb a údaje o komunikaci.

Právním základem pro toto zpracování je plnění smlouvy mezi vámi a námi a potřeba učinit kroky na vaši žádost před uzavřením smlouvy nebo, pokud nejste přímo smluvní stranou (pokud jste například třetí osobou, jejíž údaje jsou zpracovávány), náš oprávněný zájem na plnění jakékoli smlouvy uzavřené s naším zákazníkem.

Údaje jsou zpracovávány až do ukončení platnosti smlouvy o poskytování našich služeb.

Interní záznamy, statistiky a ochrana našich práv

Vaše údaje můžeme zpracovávat pro účely vedení interních záznamů v rámci naší společnosti, evidence provedených plateb, vytváření statistických zpráv, ochrany našich práv a právních nároků a zajištění toho, abyste naše služby využívali v souladu s jejich podmínkami pouze vy.

Za tímto účelem zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o žádosti (související s poskytnutím virtuální obchodní adresy), údaje o nákupu, údaje o používání stránek, údaje o poskytování služeb a údaje o komunikaci.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na vedení interních záznamů, statistik a ochraně našich práv. Údaje jsou zpracovávány maximálně 16 let od ukončení uzavřené smlouvy (nebo déle v případě sporu), nebo maximálně 5 let od shromáždění osobních údajů, pokud nebyla uzavřena žádná smlouva.

Plnění zákonných povinností

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat také za účelem splnění našich zákonných povinností, zejména v daňové oblasti. Zároveň musíme být připraveni poskytnout součinnost státním orgánům, pokud nám to ukládá zákon.

Za tímto účelem zpracováváme vaše identifikační údaje, kontaktní údaje, údaje o žádosti (související s poskytnutím virtuální obchodní adresy), údaje o nákupu, údaje o používání stránek, údaje o poskytování služeb a údaje o komunikaci.

Právním základem pro toto zpracování je plnění našich zákonných povinností. Údaje jsou zpracovávány po dobu vyžadovanou zákonem.

Zpracování související s používáním webových stránek

Provoz a zabezpečení pracoviště (nutnost)

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem provozu webových stránek a jejich zabezpečení, tj. za účelem prezentace informací na webových stránkách, vnitřního fungování webových stránek, vaší identifikace jako uživatele při prohlížení a opakovaných návštěvách webových stránek a zajištění vaší bezpečnosti.

Za tímto účelem zpracováváme vaše údaje o používání stránek a údaje o souborech cookie.

Právním základem pro toto zpracování je náš oprávněný zájem na řádném fungování a bezpečném provozu našich webových stránek. Údaje ÚU jsou zpracovávány zpravidla po dobu vaší návštěvy webových stránek, maximálně po dobu 2 let od data shromáždění.

Analýza návštěvnosti webových stránek (statistiky)

Vaše osobní údaje zpracováváme, abychom pochopili, jak návštěvníci používají naše webové stránky. V rámci toho můžeme sledovat návštěvnost našich webových stránek, optimalizovat je a obecně zajistit, aby vaše návštěva webových stránek byla plynulejší a uživatelsky příjemnější.

Za tímto účelem zpracováváme vaše údaje o používání stránek na základě našeho oprávněného zájmu získávat informace o používání našich webových stránek pro jejich další rozvoj. Osobní údaje jsou zpracovávány maximálně po dobu 2 let od vaší návštěvy webových stránek.

S vaším souhlasem můžeme za tímto účelem zpracovávat také údaje cookies, které nám usnadňují provádět podrobnější analýzy vašich návštěv webových stránek (statistické cookies), v takovém případě mohou být vaše osobní údaje předány také třetím stranám. Právním základem pro zpracování je zde tedy váš souhlas udělený prostřednictvím lišty se soubory cookie. Osobní údaje jsou zpracovávány až do odvolání vašeho souhlasu, v každém případě však maximálně do 2 let od vaší návštěvy webových stránek.

Webová podpora a propagace (marketing)

Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem získání informací o vašich osobních preferencích a zobrazení relevantní reklamy. Přitom můžeme na stránkách propagovat a nabízet produkty a služby a zobrazovat vám marketingová sdělení týkající se produktů a služeb, na které jste se dotazovali, a propagovat naši značku online.

Za tímto účelem zpracováváme vaše údaje o používání stránek na základě našeho oprávněného zájmu propagovat a prodávat naše produkty a služby. Osobní údaje jsou zpracovávány maximálně 2 roky po vaší návštěvě webu.

S vaším souhlasem můžeme za tímto účelem zpracovávat také údaje cookies, které nám usnadňují možnost lépe vás poznat a lépe zacílit reklamu (marketingové cookies); v takovém případě mohou být vaše osobní údaje předány také třetím stranám. Právním základem pro zpracování je zde tedy váš souhlas udělený prostřednictvím lišty se soubory cookie. Osobní údaje jsou zpracovávány až do odvolání vašeho souhlasu, v každém případě však maximálně do 2 let od vaší návštěvy webových stránek.

SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jako správce údajů určujeme účely, pro které získáváme a zpracováváme vaše osobní údaje, volíme prostředky zpracování vašich údajů a neseme odpovědnost za veškeré zpracování těchto údajů.

Současně můžeme sdílet osobní údaje s třetími stranami, které nám pomáhají poskytovat vám naše produkty a služby, jako je poskytovatel nástroje Asana, subjekt APCO Worldwide. Tyto strany vystupují jako naši zpracovatelé údajů a budou pro nás zpracovávat osobní údaje pouze v rámci výše uvedených účelů zpracování.

Kromě toho můžeme vaše osobní údaje sdílet s některými třetími stranami jako správci údajů. Děje se tak především pro účely „Průběžné podpory při pobytu a práci v ČR“ a „Poskytování virtuální obchodní adresy“ pro účely „Plnění zákonných povinností“, kdy spolupracujeme s orgány státní správy, abychom vám mohli poskytnout požadovanou službu. Vaše údaje sdílíme také s třetími stranami, pokud nám to ukládají platné právní předpisy (zejména se jedná o správní orgány, policejní orgány a justiční orgány).

Pokud vaše osobní údaje sdílíme se správci a zpracovateli ve třetích zemích (mimo EHP), činíme tak pouze v případě, že existuje rozhodnutí Evropské komise, že daná země mimo EHP poskytuje odpovídající úroveň ochrany údajů, včetně případů, kdy správci nebo zpracovatelé přijali dodatečná opatření na ochranu údajů, jako jsou závazná podniková pravidla (BCR) nebo standardní smluvní doložky (SCC).

VAŠE PRÁVA PŘI ZPRACOVÁNÍ A MOŽNOST JEJICH UPLATNĚNÍ

Stejně jako my máme práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte i vy určitá práva při zpracování vašich osobních údajů, jak je uvedeno v následujících odstavcích. Máte právo (i) požádat o přístup ke svým osobním údajům; (ii) odvolat svůj souhlas; (iii) požádat o opravu svých osobních údajů; (iv) požádat o výmaz svých osobních údajů; (v) požádat o omezení zpracování svých osobních údajů; (vi) požádat o přenositelnost svých osobních údajů; (vii) vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů; nebo (viii) podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať už se jedná o dotaz, uplatnění práv, zaslání stížnosti k našim rukám apod. se na nás můžete obrátit na adrese info@top-visa.cz.

Vaše žádost bude vyřízena bez zbytečného odkladu, nejdéle do 1 měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vaší žádosti, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další 2 měsíce. O každém takovém prodloužení a jeho důvodu vás samozřejmě budeme vždy informovat.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, jak je popsáno níže.

Právo na přístup

Máte právo získat od nás potvrzení o tom, zda vaše osobní údaje zpracováváme.

Pokud vaše osobní údaje zpracováváme, máte také právo požadovat přístup k informacím o účelu a rozsahu zpracování, příjemcích údajů, době trvání zpracování, právo na opravu, výmaz, omezení zpracování a vznést námitku proti zpracování, právo podat stížnost u dozorového úřadu a zdroje osobních údajů (tyto informace jsou již uvedeny v tomto dokumentu).

Můžete nás také požádat o kopii osobních údajů, které zpracováváme. První kopii poskytujeme zdarma, další kopie mohou být zpoplatněny. Rozsah poskytnutých údajů může být omezen, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.

Právo odvolat souhlas

Máte právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu však nemá vliv na zákonnost zpracování před tímto souhlasem, ani nevede k ukončení zpracování osobních údajů, které již byly anonymizovány.

Právo na opravu

Máte právo nás požádat o opravu nepřesných osobních údajů, které se vás týkají. V závislosti na účelu zpracování můžete mít také právo na doplnění neúplných osobních údajů, včetně poskytnutí dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

Máte právo požádat o vymazání svých osobních údajů v případech, kdy:

Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovány;
odvoláte souhlas, na jehož základě byly osobní údaje zpracovány, a neexistuje žádný další důvod pro jejich zpracování:
vznesete námitku proti zpracování a neexistují žádné jiné převažující důvody pro zpracování, nebo vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu;
osobní údaje jsou zpracovávány v rozporu s právními předpisy.

Toto právo však nemůžete uplatnit, pokud je zpracování nezbytné pro splnění našich právních povinností nebo úkolů, které nám byly svěřeny ve veřejném zájmu, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování

Máte právo požádat o omezení zpracování svých osobních údajů v případech, kdy:

zpochybňujete přesnost svých osobních údajů; v takovém případě můžete požádat o omezení zpracování, dokud nebude přesnost osobních údajů ověřena;
zpracování je v rozporu se zákonem a místo výmazu požadujete omezení zpracování osobních údajů;
Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovány, ale vy je potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
jste vznesli námitku proti zpracování svých osobních údajů; v takovém případě můžete požádat o omezení zpracování, dokud nebude ověřeno, že převažují naše oprávněné zájmy.

Právo na přenositelnost

Máte právo získat kopii svých osobních údajů, které zpracováváme automatizovaně na základě vašeho souhlasu nebo za účelem plnění smlouvy. Pokud je to technicky možné, předáme vám nebo vámi určenému správci tyto údaje v běžně používaném a strojově čitelném formátu. Rozsah poskytovaných údajů může být omezen tak, aby nedošlo k zásahu do práv a svobod jiných osob.

Právo vznést námitku

Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Vaše údaje přestaneme zpracovávat, pokud neexistují žádné jiné převažující důvody pro zpracování nebo pokud zpracování není nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu.

PRÁVO PODAT STÍŽNOST

Kromě možnosti uplatnit svá práva u naší společnosti můžete také podat stížnost u příslušného dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů se sídlem na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

ZMĚNY TĚCHTO INFORMACÍ

Tyto informace o zpracování jsou platné od 1. května 2023. Jsme oprávněni tyto informace o zpracování čas od času měnit, proto je prosím pravidelně kontrolujte. Veškeré změny tohoto dokumentu zveřejníme na našich webových stránkách.